Huishoudelijk reglement

1. Begrippen

Stichting: Stichting Kennisdeling voor Overheden (SKVO). Presidium: het bestuur van de stichting. Overleg: een groep van functionarissen met dezelfde of een vergelijkbare functie, die drie keer per jaar bijeenkomt. Lid: de natuurlijke persoon die namens een aangesloten organisatie aan een overleg deelneemt. Organisatie: de overheidsorganisatie die het lid afvaardigt en de jaarbijdrage voldoet. Corresponderend lid: de functionaris die namens een organisatie op afstand aan een overleg is verbonden en de sessies niet bijwoont. Materiedeskundige: de gespreksleider van een overleg. Sessie: een bijeenkomst van een overleg.

2. Doel

Het overleg dient de uitwisseling van kennis en ervaring tussen overheidsorganisaties. Er worden geen standpunten ingenomen namens de leden, geen adviezen verkocht en geen besluiten genomen die de organisaties binden. Wat in het overleg wordt gedeeld, is bedoeld om in de eigen organisatie te gebruiken.

3. Voordracht en toelating

Men schrijft zich niet in bij SKVO. Een kandidaat wordt voorgedragen — door een lid, door de eigen organisatie of door zichzelf — en de LedenCommissie beoordeelt de voordracht. Zij weegt de functie, de aard van de organisatie en de samenstelling van de groep, zodat leden bij elkaar passen en elkaar verder kunnen helpen.

De LedenCommissie hoeft haar oordeel niet te motiveren. Bij afwijzing kan de kandidaat na een jaar opnieuw worden voorgedragen. Wie wordt toegelaten, woont eerst als aspirant-lid één sessie bij, om elkaar te leren kennen. Bevalt die van beide kanten, dan kan het lidmaatschap ingaan. Een aspirant-lid is aan dit reglement gebonden als ware hij lid, in het bijzonder aan artikel 6.

4. Deelname en plaatsvervanging

Per aangesloten organisatie is er één plaats in een overleg. De plaats staat op naam van de functie, niet van de persoon: wisselt een lid van functie binnen dezelfde organisatie, dan gaat de plaats over op de opvolger, na melding aan het secretariaat.

Wie verhinderd is, kan zich laten vervangen door iemand uit de eigen organisatie die het onderwerp beheerst — hoofd, adjunct, coördinator of een collega die hetzelfde werk doet. Vervanging wordt vooraf gemeld. Bij de overleggen onder Bestuur en directie en Politiek bestuur komt de functionaris zelf; daar is vervanging de uitzondering.

Wie van functie of werkgever verandert en daardoor niet meer in de groep past, meldt dat aan het secretariaat. Het lidmaatschap volgt dan de organisatie, niet de persoon.

5. Corresponderend lid

Een organisatie die geen plaats in een overleg inneemt, kan zich als corresponderend lid aan dat overleg verbinden, met één vaste functionaris. Een corresponderend lid woont de sessies niet bij en heeft geen stem in de keuze van het onderwerp. Het corresponderend lidmaatschap is de gebruikelijke ingang: wie zich meldt of wordt aangemeld, begint hier.

Hij ontvangt na elke sessie de bevindingenbrief en de aankondiging van het volgende onderwerp, en kan vooraf schriftelijk vragen, praktijkervaringen en suggesties inbrengen bij de materiedeskundige. Toelating gebeurt op verzoek of op uitnodiging, na een toets door de LedenCommissie. Aan het corresponderend lidmaatschap zijn geen verplichtingen verbonden, financieel noch anderszins: er is geen bijdrage, geen aanwezigheidsplicht en geen opzegtermijn, en het eindigt zodra het corresponderend lid daarom vraagt. De LedenCommissie kan een corresponderend lid uitnodigen om als aspirant-lid één sessie bij te wonen (artikel 3); die uitnodiging is een aanbod en schept geen verplichting.

Per organisatie geldt per overleg het een of het ander: een plaats in het overleg of een corresponderend lidmaatschap, nooit beide. Wordt een corresponderend lid voorgedragen en toegelaten, dan vervalt het corresponderend lidmaatschap; wie het overleg verlaat, kan corresponderend lid worden. Dit reglement geldt voor een corresponderend lid als ware hij lid, in het bijzonder artikel 6.

6. Vertrouwelijkheid

Alles wat in een sessie wordt gezegd, mag daarbuiten worden gebruikt; niets mag worden herleid tot een spreker of een organisatie. Deelnemers citeren elkaar niet met naam en toenaam, ook niet intern, ook niet geanonimiseerd op een manier die de spreker herkenbaar maakt.

Stukken die een lid ter vergadering deelt, blijven binnen de groep, tenzij het lid uitdrukkelijk anders zegt. Deze afspraak geldt onbeperkt in tijd en blijft gelden na beëindiging van het lidmaatschap. De bevindingenbrief is bestemd voor gebruik binnen de eigen organisatie en niet voor verdere verspreiding.

7. Beeld, geluid en verslag

Er wordt niet opgenomen, niet gefilmd en niet gefotografeerd tijdens een sessie, en van het gesprek wordt geen verslag gemaakt. Wel stelt de materiedeskundige na afloop een bevindingenbrief op: wat er is besproken en geleerd, zonder namen en niet herleidbaar tot personen of organisaties. Die brief gaat uitsluitend naar de leden en de corresponderende leden van dat overleg en is niet openbaar. Over wat in het overleg is besproken doet SKVO geen mededelingen aan de pers, ook niet geanonimiseerd.

8. De sessies

Elk overleg komt drie keer per jaar bijeen, op Paleis Soestdijk of op locatie in de regio. Een groep is ingedeeld in de ochtendsessie (09.30–12.30 uur) of in de middagsessie (13.30–16.30 uur), niet in beide: een sessie kost één dagdeel. Iedere sessie is de verdieping van één onderwerp. Aan het einde van elke sessie bepalen de leden zelf waarover de volgende keer wordt gesproken; de materiedeskundige bereidt dat onderwerp voor.

De Commissie AZO stelt data en locaties vast en nodigt de leden ten minste zes weken van tevoren uit.

9. Aanwezigheid en afmelding

Van een lid wordt verwacht dat hij aanwezig is. Afmelden kan tot vijf werkdagen voor de sessie; daarna blijft de plaats gereserveerd en worden de kosten van de locatie in rekening gebracht bij de organisatie. Wie zich tweemaal achtereen zonder bericht niet meldt, wordt door de LedenCommissie benaderd over voortzetting van het lidmaatschap.

10. Jaarbijdrage

De bijdrage is kostendekkend en verschilt per groep, afhankelijk van de gekozen locaties en sprekers. Het Presidium stelt de bijdrage per overleg jaarlijks vast en maakt haar vóór aanvang van het lidmaatschapsjaar bekend.

Het lidmaatschapsjaar begint nadat de sessie als aspirant-lid van beide kanten goed is bevallen en loopt twaalf maanden. De bijdrage wordt vooruit betaald door de organisatie, binnen dertig dagen na factuurdatum. Bij tussentijdse beëindiging vindt geen restitutie plaats.

11. Einde van het lidmaatschap

Het lidmaatschap eindigt doordat de organisatie het aan het einde van een lidmaatschapsjaar niet voortzet, doordat het lid niet langer een functie vervult die bij de groep past, of door opzegging door het Presidium.

Het Presidium kan een lidmaatschap beëindigen wanneer de vertrouwelijkheid wordt geschonden, wanneer de deelname commercieel wordt gebruikt of wanneer de bijdrage na aanmaning onbetaald blijft. Het besluit wordt schriftelijk en met redenen omkleed meegedeeld, nadat het lid is gehoord.

12. Leveranciers en commerciële belangen

SKVO verkoopt geen sponsorplaatsen, geen sprekersplekken en geen adressen. Deelname staat open voor functionarissen bij overheidsorganisaties; adviseurs, leveranciers en intermediairs nemen niet deel, ook niet als zij zijn ingehuurd door een aangesloten organisatie, tenzij het Presidium voor een bepaald onderwerp anders beslist.

Leden benaderen elkaar niet voor commerciële doeleinden en gebruiken de deelnemerslijst niet als acquisitielijst. Een lid dat een persoonlijk belang heeft bij een onderwerp meldt dat aan het begin van de bespreking.

13. Gedrag

Het overleg is een plaats waar het ook mag misgaan: wie iets niet weet of iets verkeerd heeft aangepakt, kan dat zeggen. Deelnemers spreken elkaar aan op de inhoud en niet op de persoon. De materiedeskundige leidt het gesprek en kan iemand het woord ontnemen.

14. Persoonsgegevens

SKVO verwerkt van leden uitsluitend de gegevens die nodig zijn om het overleg te organiseren. Hoe dat gebeurt en welke rechten daarbij horen, staat in de privacyverklaring.

15. Klachten

Een klacht over een sessie, een materiedeskundige of een besluit van een commissie gaat naar het Presidium, via presidium@skvo.nl. Het Presidium reageert binnen twintig werkdagen. Geschillen die daarna blijven bestaan, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht.

16. Wijziging

Het Presidium kan dit reglement wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd en aan de leden gemeld. Wie het lidmaatschap daarna voortzet, gaat met de gewijzigde tekst akkoord.