Privacyverklaring

Voordracht

Naam, functie, organisatie, e-mailadres, het gekozen overleg en de toelichting die u zelf invult. Doel: de voordracht beoordelen en met u contact opnemen. Grondslag: uitvoering van uw verzoek en ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige samenstelling van de groepen.

Ledenadministratie

Contactgegevens, functie, organisatie, groep, aanwezigheid en afmeldingen. Doel: het organiseren van de sessies en het onderhouden van het lidmaatschap. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie.

Financiële administratie

Factuur- en betaalgegevens van de aangesloten organisatie. Grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.

Sessies

Een deelnemerslijst per sessie en de wensen die u zelf doorgeeft voor lunch of toegankelijkheid. Deze worden gedeeld met de locatie, uitsluitend voor de ontvangst. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Correspondentie

E-mail en telefonische notities met het secretariaat. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een goede afhandeling.

Beveiliging van het formulier

Uw IP-adres wordt kortstondig gebruikt om misbruik van het voordrachtformulier tegen te gaan. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een werkende website.

Wij vragen geen bijzondere persoonsgegevens en leggen die ook niet vast. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats: een voordracht wordt door mensen beoordeeld.

Voordracht zonder vervolg

Twaalf maanden na de beslissing, zodat wij weten dat en waarom er contact is geweest. Daarna verwijderd.

Ledenadministratie

Tot twee jaar na het einde van het lidmaatschap.

Financiële administratie

Zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.

Deelnemerslijsten

Tot twaalf maanden na de sessie.

Beveiligingsgegevens

Het IP-adres bij het formulier wordt na een uur automatisch gewist; logbestanden van de server na hoogstens dertig dagen.

Hosting

De partij die deze website en het e-mailverkeer huisvest.

E-mailbezorging

Postmark (Active Campaign, Verenigde Staten) verzendt de berichten van het voordrachtformulier.

Spamcontrole

Cloudflare Turnstile (Verenigde Staten) controleert of het formulier door een mens wordt ingevuld. Turnstile plaatst geen advertentiecookies en gebruikt de gegevens niet voor profilering.

Lettertypen

De website laadt lettertypen van Google Fonts; daarbij ziet Google uw IP-adres. Er worden geen cookies bij geplaatst.

Locaties

Paleis Soestdijk en andere locaties ontvangen de deelnemerslijst van de betreffende sessie.

Accountant en administratie

Uitsluitend financiële gegevens, voor de jaarrekening.

Verplichte verstrekking

Aan een toezichthouder of de rechter, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Enkele van deze partijen zijn buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. Doorgifte vindt plaats op grond van het EU–VS Data Privacy Framework dan wel de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Deze website plaatst geen volg- of advertentiecookies en gebruikt geen bezoekersstatistieken die tot personen herleidbaar zijn. Daarom ziet u ook geen cookiemelding. Alleen wie op het beheergedeelte inlogt, krijgt een functionele cookie die nodig is om ingelogd te blijven.

Er wordt tijdens een sessie niet opgenomen, gefilmd of gefotografeerd en er wordt geen woordelijk verslag gemaakt. Wel stelt de materiedeskundige na afloop een bevindingenbrief op — wat er is besproken en geleerd, zonder namen en niet herleidbaar tot personen of organisaties — die naar de leden en de corresponderende leden van dat overleg gaat. Uw naam en uw woorden blijven in de zaal; die afspraak staat in het huishoudelijk reglement en geldt ook voor de andere deelnemers.

U kunt ons vragen om inzage in uw gegevens, om correctie, verwijdering of beperking van de verwerking, en om overdracht van de gegevens die u zelf hebt aangeleverd. Tegen verwerkingen op grond van een gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken.

Een verzoek stuurt u aan privacy@skvo.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij om een bevestiging van uw identiteit vragen; wij vragen daarbij nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs.

Bent u het oneens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De website is uitsluitend via een beveiligde verbinding bereikbaar. Toegang tot de ledenadministratie hebben alleen de leden van het Presidium en het secretariaat. Vermoedt u dat gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er misbruik wordt gemaakt, meld dat dan aan privacy@skvo.nl.

SKVO kan deze verklaring wijzigen, bijvoorbeeld wanneer wij een andere dienstverlener gaan gebruiken. De geldende versie staat altijd op deze pagina.

Versie 1.0.